Von Walter Grupp.
Bald 50 % der Mitarbeiter arbeiten in der Zwischenzeit ganz oder wenigstens teilweise zu Hause. Homeoffice, telecommuting, remote working oder ganz einfach Telearbeit scheint populärer 
denn je. Allerdings ist das angebliche Mehr an Freiheit für die Lohnempfänger seit dem November 2020 von oben verordnet, wann immer sie möglich ist. Ob die Akzeptanz tatsächlich so breit ist, wird sich erst zeigen, wenn der Coronadruck wieder aufhört. Voraussetzung für den Erfolg der Telearbeit ist jedenfalls die Regelung der Frage, wer die Kosten dafür trägt. Für die Arbeitsecke, Heizung, bis hin zu der Druckerpatrone und dem Mousepad.
Vor Corona war Heimarbeit eigentlich nur freiwillig möglich. Banken wie die ING möchten sie am liebsten zum Teil ihrer Firmenstrategie machen. Wenn sie aber Mobiliar vom Designer für das homeoffice verspricht, wird das Finanzamt alles, was übertrieben erscheint, lohnsteuerpflichtig machen. Die Sozialversicherung kommt dann noch darauf. Daher wurde mit dem Coronacirculaire 2021/C/20, das am 1.3.2021 in Kraft getreten ist, geregelt, welche Beträge für die Erstattung der Kosten steuerfrei sind. Auch die Sozialversicherung wird diese Beträge wohl akzeptieren.
Voraussetzung für die Anwendung dieser Regelung ist die regelmäßige Telearbeit zu Hause. Dafür reichen 5 Tage im Monat. Die Pauschalen entsprechen dem, was auch schon vorher weitgehend toleriert wurde. Steuerfrei kann der Arbeitgeber jetzt mit gutem Gewissen monatlich 129,48 € für Bürokosten zahlen. Im 2. Quartal 2021 dürfen es sogar 144,31 sein. Das gilt auch für Teilzeitarbeit. Die Erhöhung im 2. Quartal soll helfen, mehr Flexibilität beim Austarieren zu bekommen, was die wahren Kosten sind.
Genau werden mit dieser Pauschale gedeckt:
– Der benötigte Platz für die Arbeit zu Hause, also eine Art Miete dafür.
– Wasser, Strom, Heizung, Reinigungskosten, Anteil an der Brandschutzversicherung, an der Grundsteuer.
– Das Papier für den PC, ein USB-stick, Mousepad, Druckertinte u.ä..
Für den Gebrauch des privaten PC oder für den Drucker gibt es einen Sonderzuschlag. Siehe unten.
– Ausdrücklich wird auch damit Kaffee oder das Wasser erstattet.
Wenn sich jemand während der Arbeitszeit in der Küche was zu trinken holt und dabei stürzt, war nicht immer klar ob die Unfallversicherung zahlt. Dass hier ausdrücklich an Kostenerstattung für Getränke gedacht wird, spricht aber dafür, dass der Sturz genauso wie beim Holen von Arbeitsmaterialien ebenfalls gedeckt ist. In dem Rundschreiben wird auch klargestellt, dass z.B. für einen ergonomischen Stuhl, eine funktionale Bürolampe oder für einen zweiten Bildschirm ein Zuschlag erlaubt ist, wenn dem Mitarbeiter eine solche Ausstattung auch an seinem Arbeitsplatz in seinem Büro immer zur Verfügung stand. Büromöbel können vom Dienstherren stets auch kostenlos zur Nutzung ausgeliehen werden.
Die Nutzung des privaten PC darf zusätzlich mit 20 € monatlich bezuschusst werden. Ebenso der eigene Internetanschluss. Für den Drucker gibt es nur 5 €. Wird noch anderes privates Zubehör zur Verfügung gestellt, so ein Scanner oder ein zweiter Bildschirm, darf der Betrag 10 € insgesamt monatlich nicht überschreiten. Aus Datenschutzgründen wird der Dienstherr jedenfalls besser einen PC aus seinem Bestand zur Verfügung stellen. Dann entfallen natürlich die 20 € dafür.
Sollte das alles zu wenig sein, kann man morgens ja mal eine Stunde länger liegen bleiben. Wer mehr will, muss dafür gute Gründe vorbringen, andernfalls droht Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
Walter Grupp ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht (DE) sowie Comptable-fiscaliste agréé IPCF (BE)